Dans le cadre des mandats qui nous sont confiés et dans le but d’obtenir des archives numériques a valeur probante, nous utilisons une méthodologie qui respecte le cadre juridique du document et les aspects légaux liés au transfert et à la migration des supports.

Au Québec, selon les articles 17 et 18 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, la valeur juridique des documents issus du transfert (numérisation) est assurée à condition que le processus de transfert soit documenté.

Art. 17. L’information d’un document qui doit être conservé pour constituer une preuve, qu’il s’agisse d’un original ou d’une copie, peut faire l’objet d’un transfert vers un support faisant appel à une technologie différente.

Toutefois, pour que le document source puisse être détruit et remplacé par le document qui résulte du transfert tout en conservant sa valeur juridique, le transfert doit être documenté de sorte qu’il puisse être démontré, au besoin, que le document résultant du transfert comporte la même information que le document source et que son intégrité est assurée.

Art. 18. Lorsque le document source est détruit, aucune règle de preuve ne peut être invoqué contre l’admissibilité d’un document résultant d’un transfert effectué conformément a`l’article 17, pour le motif que le document n’est pas dans sa forme originale

Chez Numex, la documentation que nous utilisons pour le processus de transfert de vos documents respecte les exigences de la loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information. De plus, nous avons mis en place les mesures nécessaires afin d’assurer la sécurité et l’intégrité de vos documents. (voir nos locaux).

De la cueillette de vos documents jusqu'à leur retour dans vos locaux nous documentons et consignons dans nos registres chacune des étapes de la production ce qui permet de retracer la chaîne de possession de vos documents dont l'identité des gens ayant participés à la conversion de vos documents, de leur forme papier à leur forme électronique.

Pour la numérisation et le transfert de vos documents nous utilisons la documentation suivante :

• Entente de confidentialité.
• Désignation de personnes pour la réalisation du transfert.
• Registre d’attestation pour la cueillette et la réception des documents.
• Registre pour la préparation des documents.
• Registre d’entretien et de contrôle du numériseur.
• Registre de numérisation des images.
• Registre de traitement et de vérification des images.
• Registre d’inscription et de migration des documents sur supports technologiques.
• Affidavit attestant la numérisation et le transfert des documents.

La documentation du processus de transfert et l’application des procédures en respect des normes et méthodes en matière de sécurité des documents, d’accès et de conformité nous permet d’assurer l’authenticité, l’intégrité et la pérennité de vos documents technologiques issus du transfert de support.

 

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